Vähemmän stressiä ja lisää tuottavuutta – viisi vinkkiä työajan hallintaan
Työssä kuin työssä on oleellista onnistua hallitsemaan aikaansa tavalla, joka varmistaa, että tekeminen on laadukasta ja mahdollisimman stressitöntä. Se ei ole aina helppoa. Siksi jaamme viisi vinkkiä parempaan ajanhallintaan.
Tiedä, kuka vaikuttaa ajankäyttöösi
Työskentelitpä millaisessa roolissa tai millaisessa yrityksessä tahansa, aina on muita, jotka vaikuttavat työaikaasi ja miten sitä käytät. Esihenkilösi ja häntä ylempänä olevat päättäjät, tiimikaverisi ja muut kollegasi vaikuttavat huomattavasti ajankäyttöösi esimerkiksi pyytämällä apuasi, osallistamalla sinua projekteihin sekä kutsuen mukaan tapaamisiin. Yhtäkkiä saatatkin huomata, että kalenterisi on muiden laatima ja työtehtävien "jotka eivät vie kauan" lohkaisevankin aimo annoksen käytettävissä olevasta ajastasi. Päiväsi kuluvat palaverista toiseen siirtyen ja sähköpostin purkamiseen ilman, että ehdit tehdä varsinaista työtäsi.
Nyt on hyvä hetki pysähtyä ja miettiä, mikä on sinun ydinvastuualueellasi ja mikä ei. Ennen kun otat vastaan lisää työtehtäviä, keskustele esihenkilösi kanssa. Voit myös pyytää kollegoitasi keskustelemaan asiasta ensin esihenkilösi kanssa. Ota vastuu omasta kalenteristasi: pyydä tukea priorisointiin, suunnittele ajankäyttöäsi tunnistamlla aikavarkaat ja keskity tärkeimpiin tehtäviisi.
Priorisointi ja projektien paisuminen
Suurimpia aikavarkaita ovat jatkuvasti muuttuvat prioriteetit sekä projektit, jotka paisuvat alkuperäistä tarkoitustaan suuremmiksi. Pitämällä katseen tiukasti prioriteeteissa ja seuraamalla aktiivisesti, mihin kaikkeen aikaa kuluu, voi välttyä pahimmalta stressiltä ja ajanhukalta. Hyvin suunnitellussa projektissa tulee olla selkeät tavoitteet ja niiden saavuttamiseksi on laadittava konkreettiset vaiheet, jolloin työtehtävien priorisointi helpottuu. Projekteihin kuuluu luontevana osana erikokoiset kuopat ja vastoinkäymiset, mutta hyvän suunnitelmat avulla nekin saadaan useimmiten selvitettyä projektin puitteissa.
Joskus projektit laajenevat myös huomaamatta, kun kunnianhimon taso kasvaa. Se tietenkin tarkoittaa, että muille, ehkä jopa tärkeämmille asioille jää vähemmän aikaa. Kun jaat aikaasi eri tehtäville, kysy itseltäsi: auttaako tämän tehtävän tekeminen saavuttamaan tavoitteeni ja jos kyllä, niin miten? Jos et pysty vastaamaan kysymykseen nopeasti ja ytimekkäästi, on todennäköistä, että aikasi olisi parempi käyttää toisella tapaa.
Smart Workin avulla parannat työskentelytapojasi
Vältä kompastumasta Parkinsonin lakiin
Parkinsonin laki on yksi työelämän omituisuuksista, joka valitettavan usein toteutuu. Ensimmäisen kerran laista kirjoitti historioitsija ja kirjailija Cyril Northcote Parkinson vuonna 1955. Lain mukaan "työ täyttää sille varatun ajan”. Jos esimerkiksi sanomme, että nurmikon leikkaaminen vie kaksi tuntia, se vie kaksi tuntia. Parkinson väitti, että työhön kuluu juuri niin paljon aikaa, kun mitä sille varaamme.
Kuinka monta kertaa olet aloittanut työn ja ajatellut: ”Tämä on nopeasti tehty. Ennen kuin aloitan, otan ensin kahvikupillisen ja vastaan näihin sähköposteihin.” Loppujen lopuksi joudutkin tekemään työn kiireellä määräajan uhkaavasti lähestyessä. Tilanne on tyypillinen esimerkki Parkinsonin lain toteutumisesta.
Tunnista ja poista tehtävälistaltasi ne pienet häiriöitä aiheuttavat tehtävät, jotka voivat olla mukavia tehdä, mutta jotka eivät vie eteenpäin projektia. Kun teet asiat heti ja karsit häiriötekijät mielestäsi, hillitset stressiä, olet tuottavampi ja sinulle jää enemmän aikaa muihin tehtäviin. Parkinsonin lain ytimessä on yksinkertainen totuus: melkein kaikki tehtävät kannattaa tehdä mahdollisimman nopeasti antamatta häiriötekijöille valtaa. Onnistuessamme tässä on arkemme stressittömämpää ja saamme enemmän aikaan.
Vältä “liikaa” kaikkea
Yksi tapa pitää itsensä oikealla tiellä ja energiatasot korkealla on varmistaa, ettei koskaan tee mitään "liikaa", olipa kyse palavereista, hallinnollisista tehtävistä tai suunnittelusta. Jos järjestät neljä peräkkäistä palaveria neljästä eri aiheesta tai teet kahdeksan tuntia pelkkiä hallinnollisia tehtäviä, tuottavuutesi heikkenee varmasti sinä päivänä.
Kun saat kutsun palaveriin tai pyynnön tehtävän tekemiseen, tarkista kalenteristasi, mitä muuta ohjelmaa sinulla on sinä päivänä. Onko sinulla tarpeeksi aikaa valmistautua? Onko kalenterissasi samankaltaisia voimavarojasi verottavia tehtäviä jo valmiiksi samana päivänä? Jos on, voi olla parempi ehdottaa toista ajankohtaa, jolloin olet virkeämpi ja jaksat keskittyä paremmin. Kuten sanottua, aina ei voi päättää itse, mihin päivän jokainen minuutti kuluu, mutta jokaisen tulisi mahdollisuuksien rajoissa yrittää löytää sellainen tasapaino, joka sopii itselle.
Järjestä aikaa itsellesi
Ihmisillä on erilaiset päivärytmit ja tuottavimmat hetket - toiset ovat tehokkaimpia heti aamusta, toiset haluavat nukkua pitkään ja tekevät töitä mieluummin ilta-aikaan. Lisäksi meidän tulee pitää huolta jaksamisestamme ja hyvinvoinnistamme mm. riittävän levon ja liikunnan avulla. Kirjaa mahdollisimman paljon asioita kalenteriin mahdollisimman tarkasti. Jos esimerkiksi nautit kuntoilusta aikaisin aamulla tai haluat käydä lounasaikaan kävelyllä, merkitse ne kalenteriisi ja pidä niistä kiinni. Varaa erilaisille työtehtäville myös kalenterista aikaa - älä unohda hallinnollisia tehtäviä, ad hoc -tehtäviä tai luovan ajattelun hetkiä.
Työelämässä täytyy tietenkin joustaa, mutta työn ja muun elämän tasapainon ylläpitämisestä puhutaan syystä. Kun kaikki osa-alueet ovat tasapainossa, saamme eniten irti ajastamme sekä työpaikalla että sen ulkopuolella. Käytämme keskimäärin kolmanneksen elämästämme työntekoon, kolmanneksen nukkumiseen ja loput muihin asioihin, jotka tekevät elämästä elämisen arvoisen. Kun löydämme näiden kolmen välille tasapainon, jaksamme tehdä työmme paremmin ja olemme tyytyväisiä elämäämme myös työn ulkopuolella.
