Työskentelytavat 2.0 – näin Smart Work tehostaa sinun työskentelyäsi
Pysähdy. Millaisia työrutiinisi ovat? Miten johdat työskentelyäsi? Miten hallitset ajankäyttöäsi? Smart Work eli älykäs työ voi nostaa tapasi työskennellä täysin uudelle tasolle: parantaa tuottavuuttasi kuormittamatta sinua.
Mattias Ribbing on itsensä kehittämiseen erikoistunut kirjailija, joka on saanut Grand Master of Memory -arvonimen. Keskustelimme hänen kanssaan siitä, mitä älykkäämmin työskentely tarkoittaa.
Kuulutko siihen mikroskooppisen pieneen vähemmistöön, joka tuntee olonsa lähes aina huipputuottavaksi, jonka hermot eivät ole koskaan kireällä ja jonka ura tuntuu olevan pelkkää upeaa nousukiitoa? Onneksi olkoon! Sinun tuskin tarvitsee lukea tätä blogia - jatka samaan malliin!
Useimmille meistä tilanne on enemmän tai vähemmän toisenlainen.
Saatat olla unelmatyössäsi, jossa pääset toteuttamaan itseäsi mahtavassa porukassa osana inspiroivaa tiimiä. Siitäkin huolimatta tunnet ainakin jonkinasteista stressiä. Eri tehtävien välinen priorisointi tuntuu hankalalta eikä työ- ja vapaa-ajan jatkuva sekoittuminen helpota tilannetta. Kuulostaako tutulta? 2020-luvulla tästä on tullut työelämän uusi normaali - valitettavasti. Vaikka hetkittäin koemmekin hallitsevamme tilannetta paremmin, retkahdamme kohta taas vanhoihin, kuluttaviin toimintamalleihin. Perusongelmat säilyvät samanlaisina, eikä etätyön massiivinen lisääntyminen ole välttämättä helpottanut tilannetta.
"Viime kädessä kyse on työelämän strategioista", sanoo Mattias Ribbing, ruotsalainen kirjailija, puhuja ja muistamisen suurmestari, joka on omistanut työelämänsä uuden tiedon käsittelyn kehittämiseen ja optimoimiseen.
Jopa 126 viestiä päivässä
"Työssä käsiteltävän informaation määrä sekä erilaisten viestintätilanteiden määrä on kasvanut räjähdysmäisesti. Olemmeko sopeuttaneet ajattelutapamme ja suhtautumisemme työhön sen mukaiseksi? En usko", Ribbing sanoo.
Digitalisaation vauhdittama muutos on aivojemme näkökulmasta hyvin vaativaa. Monet meistä voineekin samaistua pirstaloitumisen tunteeseen. Mattias Ribbing kertoo yksinkertaisen esimerkin:
“Tutkimusten mukaan saamme nykyään keskimäärin 126 viestiä päivässä. Saman tutkimuksen mukaan olemme 70 prosentin todennäköisyydellä lukeneet jokaisen uuden viestin 6 sekunnin kuluessa. Niin pirstaloitunut mielemme on. Se kertoo, miten usein ajatuksemme katkeaa ja siirtyy asiasta toiseen.”
”On mielenkiintoista ajatella, miten nopeasti vauhti on kiihtynyt. Vain 20 vuotta sitten, sähköpostin ollessa vielä melko uusi asia, ajattelimme saapuneen viestin merkkiäänen kuultuamme: "Kivaa, uusi sähköpostiviesti, mitähän siinä lukee?!" Tänä päivänä harva miestä on enää kovin innoissaan uudesta sähköpostiviestistä."
Älykkään työn hyödyt
Lisää tuottavuutta Sen sijaan, että tekisit enemmän tai pidempään töitä, keskity optimoimaan työtäsi ja siten olemaan tuottavampi.
Säästää energiaa ja pitää huolta hyvinvoinnistasi Oikeassa suunnassa pysyminen on yhtä tärkeää työnantajallesi ja sinulle.
Auttaa rakentamaan uraasi Sinusta tulee yksinkertaisesti arvokkaampi työnantajallesi.
Tarvitsemme siis uusia strategioita?
“Kyllä, juuri niin. Usein tilanne on se, ettei meillä ole strategiaa lainkaan! Olen niin monta kertaa nähnyt, kuinka ihmiset saavat aikaan konkreettisia muutoksia laadittuaan strategian, jollaista heillä ei aikaisemmin ole ollut ollenkaan. Ero aikaisempaan on valtava.”
Mattias Ribbing kuvaa käytettäviä tekniikoita yksinkertaisiksi, lähes tulkoon alkeellisiksi. Ihmisten ensireaktio on usein: "Ei, en usko. Se ei voi olla NOIN helppoa”.
Ilmaisu älykäs työ (smart work) itsessään voi antaa virheellisen vaikutelman, että kyse on jostakin hyvin vaikeasta ja monimutkaisesta, jonka opetteluun kuluu viikkoja tai kuukausia. "Se ei pidä paikkaansa", Mattias Ribbing sanoo. "Kun kokeilet näitä tekniikoita omassa elämässäsi, huomaat eron lähes välittömästi".
Seuraavassa Mattiaksen kolme tärkeintä oivallusta ja tekniikkaa, joita voit alkaa soveltaa vaikka heti.
1. Lopeta monen asian tekeminen yhtä aikaa – se ei toimi
“Ensimmäinen asia, joka sinun tulee tietää älykkäästä työskentelystä on, että "multitasking" on myytti. Tietokoneet osaavat suorittaa monta tehtävää yhtä aikaa erinomaisesti – ihmiset eivät. Käyttäytymistieteellinen tutkimus on osoittanut, että kun ihmiset väittävät tekevänsä monta asiaa yhtä aikaa, he tekevät oikeastaan ihan muuta: he vaihtelevat edestakaisin tehtävästä toiseen. Toisin sanoen siirrämme keskittymisemme yhdestä asiasta toiseen ja sitten taas toiseen. Kyse ei todellisuudessa ole samaan aikaan moneen asiaan keskittymisestä."
"Harvardin tutkijat ovat tehneet aiheesta hyvin mielenkiintoisen tutkimuksen. He jakoivat tutkittavat ryhmiin sen perusteella, kuinka hyvin he uskoivat onnistuvansa multitaskingissa, kun he arvioivat vaikeaselkoisen materiaalin merkityksellisyyttä. Kävi ilmi, että "multitaskaajat" saivat tällaisista tehtävistä huonoimmat pisteet kaikista ryhmistä. Miksi? Koska he vaihtoivat tehtävästä toiseen. Heidän keskittymisensä häiriintyi jatkuvasti."
Mitä minun tulisi tehdä rikkoakseni kaavan, jos olen tottunut vaihtamaan tehtävästä toiseen?
“Eräs loistava työkalu on "yhden kohdan lista". Määrittele joka aamu töihin mennessäsi yhdellä lauseella, mistä päivässäsi on kyse eli mikä on tämän päivän tärkein yksittäinen tavoite. Kirjoita se post-it:ille. Kun olet saanut jonkun tehtävän tehtyä (kuten lukenut sähköpostin tai osallistunut kiireettömään kokoukseen), aivosi tietävät heti, mihin ne suuntaavat seuraavaksi huomion. Posti-it muistuttaa päiväsi tärkeimmästä tavoitteesta. Sen avulla koulutat aivojasi keskittymään!"
2. Pomodoro-tekniikka
“Pomodoro-tekniikka kehitettiin 1980-luvun lopulla. Se on periaatteessa työn tauotusmenetelmä, mikä saattaa kuulostaa tylsältä. Mutta siinä on myös hyvä puolensa: se toimii."
"Menetelmä sopii erinomaisesti laajoihin ja kaavamaisiin tehtäviin, joita voi tehdä yksin. Kun kirjoitan uutta kirjaa, noudatan tätä menetelmää tarkasti. Tee näin: aseta matkapuhelimesi lentotilaan, säädä ajastin 25 minuuttiin ja ryhdy tekemään tarkasti määrittelemääsi tehtävää. Kun äänimerkki soi, lopeta tekeminen välittömästi. Jos olen kirjoittamassa kirjaa, keskeytän kirjoittamisen, vaikka lause olisi kesken. Pidä sitten viiden minuutin tauko, liiku, äläkä mieti tehtävää lainkaan. Kun aloitat työskentelyn uudelleen, aikaasi ei tuhraudu aloittamiseen vaan keskittymisesi on jälleen siinä kesken jääneessä lauseessa. Kokeile itse, niin huomaat, että Pomodoro on kuin taikaa.”
3. Säädä laitteidesi asetukset vastaamaan aitoja tarpeitasi
“Tämä on todella tärkeää. Kun otat uuden laitteen tai sovelluksen käyttöön – kuten matkapuhelimen, kannettavan tietokoneen tai jonkin työsovelluksen – käytät usein tehdasasetuksia ja noudatat valmistajan käsitystä siitä, miten laitetta tai sovellusta on tarkoitus käyttää. Älä tee niin! Sen sijaan hienosäädä laitteiden asetukset omien tarpeidesi mukaan. Minulle se on keskeinen osa älykkäämpää työskentelyä.”
Miten hienosäätö tehdään?
“Kysy itseltäsi, mihin käyttöön ja milloin kukin laite tai sovellus on sinulle hyödyllisin. Eri välineiden ja työkalujen optimaalisimmat käyttötarkoitukset ja -tavat todennäköisesti eroavat huomattavasti toisistaan. Olen suuri "täsmälaitteiden" puolestapuhuja. Eri laitteiden ja palveluiden käytölle laaditaan selkeä suunnitelma tietäen täsmällisesti milloin, missä ja miten kutakin teknologiaa käytetään. Onko kannettava tietokone aina se ihanteellisin työkalu? Ei, se on ihanteellinen esimerkiksi etätyöskentelyyn. Kannattaako kaikki työsähköpostit säilyttää taskussa, kun yrität ladata akkujasi ja viettää aikaa perheesi parissa? Tuskin."
Nämä ovat kolme keskeistä tekniikkaa kaikille, jotka haluavat työskennellä entistä älykkäämmin ja samalla vähemmän kuluttavalla tavalla. Näiden lisäksi on olemassa lukuisia muita tekniikoita. Tärkeintä on kuitenkin aloittaa jostain ja kokeilla, mikä juuri itselle sopii, muistuttaa Ribbing.
“Suurin haaste on usein epäluulo. Kun kokeilet näitä tekniikoita, huomaat eron todennäköisesti nopeasti. Lopeta multitasking. Hallitse ajankäyttöäsi. Optimoi laitteet ja välineet itsellesi sopiviksi. Ne ovat kaikki asioita, joihin voit tarttua vaikka heti.”
Mattias Ribbing
Mattias Ribbing on ruotsalainen kirjailija, puhuja ja oppimisen rajoja venyttävä edelläkävijä. Hän on kolminkertainen Ruotsin muistimestari, lisäksi hän on saanut kansainvälisen muistin suurmestarin arvonimen.
Tässä suositussa TedX Talk -tapahtumassa esitellään Mattias Ribbingin lähestymistapaa, joka nopeuttaa välittömästi kykyäsi oppia.
Mattias on kirjoittanut viisi kirjaa oppimisen, muistin ja kognitiivisten taitojen välisistä yhteyksistä. Hänen viimeisin kirjansa on Screen Smart: 9 Brain Rules for Performance and Wellbeing in a Digitalized World
