Miksi seuraajasuunnittelu kannattaa ja miten sen voi aloittaa?
Seuraajasuunnitelman tarkoitus on auttaa varautumisessa äkillisiin muutostilanteisiin, ja sen puuttuminen voi tulla kalliiksi. Me autamme sinua pääsemään suunnittelussa vauhtiin!
Seuraajasuunnitelma on välttämätön työväline yrityksen toimintakyvyn varmistamiseksi myös äkillisissä tilanteissa. Tarkemmin sanottuna kyse on strategiasta, jolla varmistetaan, että henkilöstöön liittyvässä muutostilanteessa yrityksen toiminta ei lamaannu, vaan kriittinen tietotaito ja osaaminen ovat edelleen saatavilla. Yksinkertaisimmillaan kyse voi olla pelkästä sijaisuudesta: jokaiselle avainhenkilölle on nimetty sijainen, joka kantaa vastuun tarpeen vaatiessa.
Seuraajasuunnitelma valmistelee organisaation ennakoimattomiin ja äkillisiin tilanteisiin, ja helpottaa niihin reagoimista. Yksinkertaisimmillaan se vastaa kysymykseen miten paikkaat avainhenkilön, jos hän ei ole enää saatavilla?
Mihin seuraajasuunnitelmaa tarvitaan?
“Yksityiskohtainen suunnitelma on tärkeä olla olemassa ennen kuin tilanne muuttuu kriittiseksi. Mikäli sellaista ei jo entuudestaan ole laadittu nyt viimeistään kannattaa työ aloittaa.”, sanoo Marcus Åberg, joka toimii People Plan Specialistina Academic Workilla Ruotsissa.
Hänen vastuualueellaan on auttaa yrityksiä kehittämään esimerkiksi henkilöstösuunnitelmiaan sekä työnantajamielikuvaansa. Seuraajasuunnitelman puuttuminen on hänen mukaansa yksi kriittisimpiä riskitekijöitä henkilöstöjohtamisessa.
“Kohdenna resursseja ennakoiden jo nyt, äläkä vasta sitten kun tilanne on jo päällä ja maito kaatunut pöydälle”, Åberg jatkaa.
Yllättävät tilanteet, kuten avainhenkilöiden sairastuminen tai massalomautukset, ovat aina vaikeita paikkoja – totta kai. Ilman yksityiskohtaista seuraajasuunnitelmaa, avainosaajien ollessa poissa, voi päivittäisen kriittisen toiminnan pyörittämien muuttua erittäin vaikeaksi, pahimmassa tapauksessa mahdottomaksi.
”Tärkeintä on kysyä itseltäsi: tiedätkö ketkä ovat organisaatiosi avainosaajat, ja tiedätkö ketkä heidät korvaa, jos tilanne sitä vaatii?”, Åberg neuvoo.
Seuraajasuunnittelulla tarkoitetaan prosessia, jossa tunnistetaan ja kehitetään tulevia johtajia ja muita vastuuhenkilöitä yrityksessä. Kyse ei ole vain ylimmän johdon rooleista, vaan kaikista avainvastuista organisaation eri tasoilla. Seuraajasuunnitelman avulla varmistetaan, että toiminta voi jatkua sujuvasti vaikka yksittäinen kriittinen avainhenkilö ei olisi enää käytettävissä.
Miten nykyinen poikkeusaika vaikuttaa seuraajasuunnitelman tarpeeseen?
Covid-19-kriisi on täydellinen esimerkki yllättävästä tilanteesta: se, minkälaiset vaikutukset sillä on ollut ja tulee olemaan yrityksellesi, riippuu pitkälti siitä, kuinka hyvin äkillisiin tilanteisiin on alun perin varauduttu.
”On äärimmäisen tärkeää kartoittaa mitkä taidot ovat kriittisimpiä ja suunnitella eri skenaarioihin sopivat askelmerkit. Hyvällä suunnitelmalla yrityksesi on entistäkin paremmin varautunut alati muuttuviin tilanteisiin”, kannustaa Åberg.
“Jo ennen nykykriisiä ennustaminen oli vaikeaa, mutta nyt viimeistään se on lähes mahdotonta. Juuri tästä syystä useiden vaihtoehtoisten varautumissuunnitelmien laatiminen ei ole missään nimessä liioiteltua. Seuraajasuunnitelma on yksi kriittisimpiä palasia varautuessamme tulevaan – oli se sitten minkälainen tulevaisuus tahansa.”, Åberg lisää.
Seuraajasuunnitelma 1.0
Mikäli yrityksessä ei vielä ole seuraajasuunnitelmaa, on sen laatiminen hyvä aloittaa nyt. Listasimme käyttöösi suunnitelman laatimisen ensiaskeleet, ole hyvä:
-
Tarkastele organisaatiosi nykyisiä ja tulevia tarpeita: tunnista liiketoiminnan kannalta kriittisimmät roolit ja mitkä taidot ovat näissä rooleissa välttämättömät. Muista, että nämä roolit eivät välttämättä rajoitu johtotehtäviin – myös asiantuntija- ja tukitoimintorooleissa voi olla liiketoiminnan peruspilareita, joita ilman arki ei pyöri.
-
Tarkista onko organisaatiossa luonnollisia ja/tai epävirallisia seuraajia. Jos ei: onko mahdollista rakentaa kasvupolkuja, esim. junior-tasolta ylöspäin?
-
Varmista, että esihenkilöillä on sopivat kannustimet, välineet ja osaaminen tukeakseen tiimiläisten etenemistä organisaation ja yrityksen sisällä. Joissain yrityksissä jopa arvioidaan esihenkilöiden suorituskykyä sen perusteella, kuinka he onnistuvat kannustamaan tiimiläisiään kehittymään ja oppimaan uusia taitoja.
-
Keskity rakentamaan yritystä, jossa oma ja muiden kehittyminen ja uusien taitojen haaliminen ovat keskiössä ja, johon huippuosaajat haluavat päästä rakentamaan uraansa.
Lisää aiheesta:
- McKinseyn artikkeli korostaa seuraajasuunnitelman merkitystä resilienssin näkökulmasta
- Deloitten artikkelissa pureudutaan "pitkäjänteiseen kurinalaisuuteen lyhytjänteisessä maailmassa"
- Mercerin vuoden 2019 tutkimus paneutuu suorituskyvyn johtamisen ja työnantajan sitoutumisen väliseen ongelmalliseen yhteyteen
