Perehdytä uusi osaaja etänä näiden 11 konkreettisen keinon voimalla
Hyvä perehdyttäminen lisää tutkitusti yritykseen sitoutumista. Sen avulla luodaan selkeät odotukset puolin ja toisin ja varmistetaan, että uudessa roolissa aloittavalla on tarvittavat pohjatiedot ja työkalut ennen syvään päähän hyppäämistä.
Etänä perehdyttäminen saattaa ensisoinnultaan kuulostaa melkoiselta haasteelta. Kokemuksesta voimme kuitenkin todeta, että etäperehdyttäminen on mahdollista hoitaa erittäin mallikkaasti. Kokosimme yhteen parhaat konkreettiset vinkkimme onnistuneeseen etäperehdytykseen
1. Yhteydenpito ennen työsuhteen alkua
Miettikää, minkälaista yhteydenpitoa pidätte uuden kollegan suuntaan jo ennen virallisen työsuhteen alkua. Tietämättömyys siitä, mitä ensimmäisten viikkojen aikana tapahtuu voi aiheuttaa työntekijälle turhaa jännitystä tai ahdinkoa.
Vinkki: Pitäkää 15 min etäpalaveri ennen työsuhteen virallista starttia, jossa käytte läpi tulevien viikkojen ohjelmaa ja molemminpuoleisia fiiliksiä yleisesti. Näin aloittava työntekijä tietää jo ensimmäisestä päivästä alkaen, mitä on luvassa.
> Lataa itsellesi myös muistilista etäperehdytyksen suunnitteluun.
2. Yhteiset rutiinit ja tutustuminen
Aloittakaa ensimmäiset päivät yhteisillä etäaamiaisilla tai videopuheluilla koko tiimin voimin. Uudelle työntekijälle tämä on loistava tilaisuus päästä esittelemään itsensä, tutustumaan uusiin tiimiläisiinsä ja saada nimille kasvot.
Vinkki: aseta läppärin kamera silmiesi korkeudelle. Se välittää vastapuolelle huomattavasti henkilökohtaisemman tunteen.
3. Muun henkilöstön informointi
Muista informoida myös muuta organisaatiota uudesta työkaverista. Uuden tiimiläisen tai työkaverin saaminen on iso juttu kaikille osapuolille, vaikka työskentely tapahtuukin etänä.
Vinkki: lisätkää lyhyet terveiset uudelta työntekijältä joko sitaatin tai videon muodossa mukaan yhteiseen viestintään, kuten intraan tai viikkopalaveriin.
4. Sisäisten palaverien aikataulutus
Varaa uudelle kollegalle kahdenkeskisiä virtuaalitapaamisia henkilöiden kanssa, joiden kanssa hän tulee työskentelemään tiiviisti, tai muiden yrityksessä työskentelevien avainhenkilöiden kanssa. Yhteistyöhön on helpompi hypätä, kun toiseen osapuoleen on tutustunut etukäteen.
5. Perehdytyksen sisältö
Mieti etukäteen, mitä perehdytyksen tulisi sisältää. Löytyykö listalta:
- Yritykseen tutustuminen: yrityksen tarina, missio ja visio, arvot, tuote tai palvelu
- Työkalut ja dokumentaatio: tärkeimmät viestintäkanavat, dokumentaatio, pääsy tarvittaviin järjestelmiin, yrityksen yhteiset tulevat tapahtumat
- Tarvittavat roolikohtaiset koulutukset
Myynnin tiimivetäjän Annin vinkki: Vältä pitkät monologit heittämällä perehdytyssessioiden väliin kysymyksiä, jotka aktivoivat kuuntelijaa. Etäperehdyttämisestä tulee myös helpompaa ja hauskempaa, jos perehdytykseen on mahdollisuus käyttää erilaisia interaktiivisia ja käyttäjäystävällisiä perehdyttämismenetelmiä, kuten pelejä, tietovisoja tai ohjevideoita.
6. Ole läsnä!
Osoita uudelle työntekijällesi olevasi läsnä. Pitäkää säännöllisesti kahdenkeskeisiä keskusteluja ja merkkaa kalenteriisi hetkiä, jolloin olet vapaa. Näin uusi tiimiläinen tietää, että hän voi etenkin kyseisinä hetkinä olla sinuun matalalla kynnyksellä yhteydessä. Säännölliset kahdenkeskeiset keskustelut auttavat myös ymmärtämään paremmin uuden työntekijän fiiliksiä työn aloituksesta ja mahdollisista haasteista.
Vinkki: yhdistä happihyppely ja kahdenkeskeinen keskustelunne. Lähtekää molemmat tunnin kävelylenkille samalla, kun juttelette. Ajatus kulkee paremmin ja etäergonomia kiittää.
7. Asettakaa yhdessä selkeät odotukset ja tavoitteet
Keskustelkaa säännöllisesti meneillä olevista projekteista ja työssä etenemisestä. On tärkeää, että molemmat osapuolet tietävät missä mennään ja mitä osapuolilta odotetaan.
8. Simuloikaa niin sanottua tavallista arkea mahdollisimman hyvin
Myynnin tiimivetäjämme Anni esimerkiksi roolipelaa uusien Account Managereidemme kanssa virtuaalisesti. Oikeaa asiakastapaamista simuloidaan Teamsin välityksellä: toinen toimii asiakkaana, toinen myyjänä.
9. Pitäkää virtuaalisia co-workeja
Pelkkä ”kyllä minä osaan ja kaikki on selvää” ei etenkään etätilanteissa aina pidä paikkaansa. Järjestäkää yhteisiä co-work -hetkiä, joiden aikana uusi työntekijää jakaa oman näyttönsä ja pystytte yhdessä ratkaisemaan kiperät tilanteet. Sama toimii myös toisin päin: jaa oma näyttösi ja anna uuden työntekijän imeä oppeja toimivista työskentelytavoistasi etänä.
10. Muistakaa yhteiset tauot
Niinkin yksinkertaiset asiat, kuin tiimin yhteiset kahvihetket kesken työpäivän tai päivän päätteeksi parantavat työn mielekkyyttä ja suorituksia. Jutelkaa siis kuulumisista ja vaihtakaa välillä pois työmodesta.
Vinkki: soittakaa jokaisen lempimusiikkia ja kertokaa siitä. Opitte kollegoistanne uusia asioita samalla, kun löydätte uutta musiikkia soittolistallenne, Anni vihjaa.
11. Anna aikaa
Etäperehdyttäminen vie usein enemmän aikaa, kuin kasvokkain tapahtuva perehdyttäminen. Varaa siis perehdyttämiselle kunnolla aikaa, koska kaikki asiat eivät konkretisoidu yhtä tehokkaasti, kuin fyysisesti läsnäollessa.
Vinkki: hyödynnä puheen tukena enemmän erilaisia materiaaleja kuin livenä, ja anna paljon esimerkkejä läpikäytävistä asioista. On hyvä muistaa, että kaikki oppivat eri tavoin. Siksi teksti-, video-, kuva- ja audiomateriaaleja ei voi olla liikaa.
Kun muistat nämä 11 käytännön keinoa, nostat etäperehdytyksen laatua jo melkoisesti. Loppuun haluamme vielä todeta, että etäperehdyttämiseen panostamisella on positiivinen vaikutus myös yrityksenne työnantajamielikuvaan.
Kuinka helppoa olisikaan tinkiä etäperehdytyksen laadusta vedoten prosesseihin, jotka tukevat vain fyysistä läsnäoloa. Se, että priorisoitte uuden työntekijänne perehdytystä ja näette hiukan extravaivaa sen eteen varmasti kantautuu puskaradiossa pitkälle.
Tsemppiä ja inspiraatiota etäperehdytyksiin!
