Tavoitteena tuottava ja laadukas etäpalaveri? Harvard Business Review:n julkaisemat viisi parasta käytäntöä

Etäpalaverin laadun edellytys on omaehtoinen sitoutuminen

Halen ja Grennyn mukaan suurin haaste palavereissa on jo pitkään ollut sitoutumisen puute. Paikan päällä sitoutuneisuutta voi osoittaa esimerkiksi silmiin katsomisella, mutta etäpalavereissa kyseinen ele ei riitä. Osallistujat tulisi sitouttaa omaehtoisesti.

Artikkeli kertoo, että on olemassa neljä laajempaa syytä, jotka toimivat pohjana palaverille:

1. Mahdollisuus vaikuttaa muihin
2. Tehdä päätöksiä
3. Ratkaista ongelmia
4. Vahvistaa suhteita muihin

Kaikki nämä syyt ovat aktiivisia prosesseja, mikä tarkoittaa sitä, että passiiviset osallistujat eivät edistä palaverin laatua tai tavoitteita. Palaverin laadun edellytys onkin juuri omaehtoinen sitoutuminen.

Viisi käytäntöä onnistuneeseen etäpalaveriin

Hale ja Grenny kertovat tutkineensa viime vuosien ajan virtuaalisia kokoontumisia, ja tunnistaneensa viisi käytäntöä, jotka johtavat ennustettavasti parempiin tuloksiin. Heidän tekemässään tutkimuksessa käytänteiden noudattamisen ansiosta 86% osallistujista koki, että sitoutuneisuus oli yhtä korkea tai korkeampi kuin perinteisissä tapaamisissa.

Mitkä nämä viisi käytäntöä sitten ovat?

1. 60 sekunnin sääntö

Sitouta osallistujat itse ongelmaan heti ensimmäisten 60 sekunnin aikana. Voit näyttää esimerkiksi ajatuksia herättäviä tilastoja, anekdootteja tai pohdintoja, jotka auttavat ongelman jäsentelyssä. Tämän käytännön tavoitteena on puhtaasti saada osallistujat ymmärtämään ongelmaa tai mahdollisuutta ennen varsinaista ratkaisuvaihetta.

2. Vastuusääntö

Ihmisten astuessa mihin tahansa sosiaaliseen asetelmaan, he ottavat huomaamattaan tilanteeseen sopivan roolin. Virtuaalipalavereiden suurin uhka sitoutumiselle on, että osallistujat voivat alitajuisesti ottaa tarkkailijan roolin. Tämä tapahtuu usein jo siinä vaiheessa, kun osallistujat vastaanottavat kalenterikutsun. Sen takia on tärkeää luoda heille mahdollisuus ottaa merkityksellinen vastuu jo heti alussa. Tämä toteutuu parhaiten seuraavan käytänteen avulla.

3. Ei piilopaikkaa -sääntö

Jos kaikki ovat vastuussa, kukaan ei ota vastuuta. Vältä tätä ilmiötä antamalla ihmisille tehtäviä, joihin he voivat aktiivisesti osallistua, jotta kenellekään ei jää mahdollisuutta piiloutua.

Määritä ongelma, joka voidaan ratkaista nopeasti. Jaa ihmiset esimerkiksi ryhmiin ja tarjoa heille keino, jonka välityksellä he voivat kommunikoida keskenään. Anna heille vain vähän aikaa vastata pieniin ja jäsenneltyihin tehtäviin. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi, että Powerpoint-esityksen edetessä osallistujat on valmiiksi jaettu pareihin, ja kullekin parille on osoitettu aiheeseen liittyvä tehtävä ratkaistavaksi.

4. MVP-sääntö

Mikään ei sitouta ryhmää huonommin kuin loputtomat diaesitykset bullet pointeineen. Työntekijöitä kannattaa rohkaista määrittelemään Minimum Viable PowerPoint (MVP) -taso. Toisin sanoen, valitse vain sitouttamisen ja informaation kannalta olennaisimmat diat, jotta niiden määrä pysyy minimissään.

5. 5 minuutin sääntö

Älä koskaan anna kulua enempää kuin viisi minuuttia antamatta ryhmälle uutta ongelmaa ratkaistavaksi. Osallistujat ovat hajallaan siellä täällä satojen häiriötekijöiden armoilla. Jos et ylläpidä jatkuvaa odotusta osallistumisesta, he vetäytyvät siihen houkuttelevaan tarkkailijarooliin. Sen jälkeen on haastavaa palauttaa heidät takaisin. Esimerkiksi 15 minuuttia kestävän esityksen aikana tulisi olla 2-3 hyvin määriteltyä ja tarkoituksenmukaista sitoutumismahdollisuutta.

*Alkuperäinen artikkeli on Justin Halen ja Joseph Grennyn kirjoittama How to Get People to Actually Participate in Virtual Meetings. Linkkiä klikkaamalla pääset suoraan artikkeliin, joka on julkaistu Harvard Business Review -sivustolla 9.3.2020.