Viestintäetiketti töihin - näin vältät sudenkuopat ja hoidat kriisitilanteet
Oli kyse sitten sähköpostista, Teamsistä tai Slackista, iso osa työstämme tehdään eri viestintäalustoilla vuorovaikutuksessa esihenkilöiden, kollegoiden ja asiakkaiden kanssa. Kuulostaa simppeliltä, vaikka todellisuudessa viestintä on haastava laji! Kokosimme yhteen muutaman ohjenuoran, joiden avulla voit minimoida viestintämokien riskin.
Voiko esihenkilölle heittää rennosti vitsiä gif-kuvilla höystettynä? Entä hymiöt ja emojit asiakasviesteissä? Tai koko toimiston kanavalle vitsikäs meemi? Voinko lähettää koko toimistolle sähköpostia, jossa toivotan työkaverille hyvää syntymäpäivää? Tai voinko lähestyä myös etäisiä kollegoitani milloin tahansa suoraan chatin kautta?
Kuulostaako tutulta? Tuttuja tilanteita lähes kaikille meistä, mutta miten milloinkin toimia?
Valitettavasti yhtä oikeaa vastausta ei ole – se riippuu tilanteesta. Vielä joitain vuosia sitten saattoi vielä pystyä luettelemaan selkeitä “tee näin/älä tee näin” -ohjeita, mutta viimeistään koronapandemian pakotettua työelämän digitalisoitumaan yhdessä yössä, myös viestintäkenttä pirstaloitui entisestään.
Helposti vanhentuvien tilannekohtaisten sääntöjen sijaan annamme kolme yleispätevää vinkkiä, joiden avulla pysyt oikealla polulla työpaikkaviestinnässäsi ja yhden vinkin niiden tilanteiden varalle, kun moka sittenkin sattuu.
Ymmärrä & sisäistä organisaatiokulttuuri
Viestinnän ymmärtäminen edellyttää sen kulttuurin ymmärtämistä, missä viestintä tapahtuu. Yrityskulttuurin tai työnantajamielikuvan vaikutus yrityksen viestintäkäytäntöihin ei ole aina ilmeistä, vaikka ne väkisinkin vaikuttavat toisiinsa. Markkinoita disruptoivan startupin yrityskulttuuri on varmasti erilainen kun satoja vuosia vanhalla teollisuusyrityksellä tai globaalilla pankkikonsernilla, ja siten myös viestintäkäytännöt ovat erilaisia. Esimerkiksi yhdessä firmassa yläfemmojen heittäminen toimitusjohtajan kanssa on arkipäivää, kun toisaalla toimitusjohtajalta pitää erikseen varata tapaamisaika. Yksi ei ole toista parempi, mutta erot ovat merkittävät! Opi ymmärtämään siis heti ensimmäisestä päivästä lähtien millainen yrityskulttuuri työpaikallasi on.
Sopeudu ja vaikuta
Jos olet uusi työntekijä yrityksessä, johon et ole vielä ehtinyt läpikotaisesti tutustumaan, kysy paljon kysymyksiä ja ole aktiivinen perehdytyksissä. Tarkkaile myös ympäristöäsi: miten muut toimivat ja viestivät?
Jos olet jo pidempään ollut saman työnantajan palveluksessa, voit sopeutumisen lisäksi keskittyä vaikuttamaan positiivisesti viestintäkäytäntöjen kehittymiseen. Onko sinulla mielessä ideoita tai aikaisempaa kokemusta siitä, miten viestintä voisi olla avoimempaa tai suorempaa? Tuo rohkeasti esille kehitysehdotuksiasi, kysy kysymyksiä ja pyri omalla tekemiselläsi parantamaan viestintäkulttuuria. Muista, että mielipidettäsi arvostetaan!
Olitpa siis ollut osana yritystä tai tiimiä viikon tai viisi vuotta – kysy kysymyksiä! Se on paras tapa paitsi ymmärtää yrityksen kulttuuria ja sen toimintatapoja ja viestintää, myös kehittää sitä!
Mikropalautteen voima
Palautekulttuuri on kokenut isoja mullistuksia viimeisimpien vuosien aikana. Siinä missä ennen saattoi tapana olla säästää kaikki palaute kerran vuodessa käytäviin kehityskeskusteluihin, on uusi paradigma rakentunut jatkuvan ja orgaanisen palautteen ympärille. Tutkimuksetkin sen paljastavat: nuoret ammattilaiset haluavat palautetta usein ja nopeasti.
Pikavinkit mikropalautteeseen:
- Palautteen tulisi keskittyä kehittymiseen, ei väittelyiden voittamiseen.
- Palautteen tulisi perustua faktoihin, ei mielipiteisiin.
- Palautteen tulisi tulla suoraan oikealta ihmiseltä, ei välikäden kautta.
- Palaute tulisi antaa mahdollisimman pian, kiirehtimättä ja rakentavasti.
Palautteen pyytäminen, vastaanottaminen ja antaminen ovat jaloja taitoja, jotka toimivat kaksisuuntaisesti. On esihenkilösi vastuulla avoimesti keskustella kanssasi työsuorituksistasi, vahvuuksistasi, kehityskohteistasi ja potentiaalistasi. Samalla sinun vastuullasi on kertoa hänelle miten sinä näet ja koet asiat, mitä sinä toivot häneltä enemmän tai vähemmän, miten sinä haluat kehittyä ja mitä tavoitteita sinulla on – ja ehkä tärkeimpänä: mitä sinä tarvitset viihtyäksesi ja voidaksesi hyvin.
Kun maito kaatuu pöydälle
Kaikki tekee virheitä. Joku päivä teet virheen viestinnässäsi: lähetät viestin väärillä tiedoilla asiakkaalle, lähetät meemin yhden työkaverin sijaan koko toimistolle, tai ilmaiset itseäsi huonosti tiimipalaverissa. Ratkaisusta kriisiviestinnän gurut ovat kaikki yhtä mieltä: ota vastuu. Ole avoin ja läpinäkyvä, suorastaan katuvainen, jos olet loukannut jonkun tunteita tai aiheuttanut vahinkoa.
Hyviä uutisia! Tässä kohtaa organisaatiokulttuurin ymmärtäminen ja vahvojen palautesilmukoiden rakentaminen on avuksi. Kynnys pyytää tukea esihenkilöltä on huomattavasti matalampi, kun muutenkin olette tottuneita keskustelemaan avoimesti säännöllisesti puolin ja toisin. Tekemäsi virhe, kaatamasi maitotölkki, on vain yksi haaste, jonka voitte yhdessä ratkaista. Vaikka tilanne tuntuu hetkellisesti todella vaikealta, se harvoin lopulta on niin paha kuin miltä se alkuun saattoi tuntua.
